Come creare, inviare e gestire fatture con wamo

Se sei il titolare di un’attività, una gestione delle fatture efficace rappresenta una parte fondamentale nel percorso di crescita e sostenibilità dell’azienda. Favorisce migliori termini di pagamento per i tuoi servizi, ti aiuta a tenere traccia delle vendite e a garantire che i relativi dati siano sempre aggiornati. Questa guida ti accompagnerà attraverso tutto ciò che devi sapere sulle fatture, da cosa sono a come crearle, con tanti suggerimenti per semplificare il processo delle fatture web. Inoltre, ti presenteremo la nuova funzionalità di fatturazione di wamo.

Cos'è una fattura?

Una fattura è un documento valido ai fini fiscali che invii ai tuoi clienti per richiedere il pagamento di prodotti o servizi che hai fornito. Considerala come un riepilogo dettagliato che include tutte le informazioni necessarie alla transazione. Le fatture ti aiutano a tenere traccia di ciò che hai venduto, di quanto ti è dovuto e di quando puoi aspettarti di essere pagato. 

Se sei il titolare di una partita IVA italiana sei obbligato ad emettere e conservare le fatture in formato elettronico e trasmetterle con software specifici attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate. Ricorda che dal 1° gennaio 2024, l'obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso anche alle ultime categorie finora esonerate, ovvero:

• soggetti in regime forfettario o di vantaggio (i cosiddetti “minimi”) con ricavi o compensi fino a 25.000 euro
• i soggetti IVA che hanno esercitato l’opzione artt. 1 e 2 legge 398/1991 - come le associazioni sportive dilettantistiche (ASD) e gli enti del Terzo Settore - con ricavi fino a 65.000 euro

Come scrivere una fattura

Per emettere una fattura avrai bisogno di alcune informazioni. Ecco una semplice guida passo passo:

1. Titolo del documento: Indica "Fattura" in alto in modo che sia chiaro di cosa si tratta.
2. Numero di fattura: Assegna un numero univoco e progressivo a ciascuna fattura. Questo ti aiuta a tenerne traccia.
3. Data di rilascio: Includi la data di creazione della fattura.
4. Intestazione: Il nome della tua attività, l'indirizzo e la partita IVA e/o il Codice Fiscale
5. Informazioni sul committente/cessionario: Il nome, l'indirizzo, la partita IVA e/o il Codice Fiscale del cliente e il codice univoco del destinatario (per i clienti esteri sprovvisti di codice univoco dovrai inserire “XXXXXXX”)
6. Descrizione dei prodotti/servizi: Elenca ogni articolo o servizio fornito, insieme a quantità e prezzi.
7. Totale parziale: L'importo totale prima di tasse e sconti.
8. Le tasse: Aggiungi eventuali tasse applicabili.
9. Importo totale dovuto: L'importo finale che il tuo cliente deve pagare.
10. Termini di pagamento: Quando scade il pagamento e come può essere effettuato.
11. Note aggiuntive: Eventuali informazioni aggiuntive, come riferimenti di legge, dettagli di consegna o istruzioni speciali.

Come e quando emettere una fattura

Per emettere una fattura elettronica gratis, puoi usare il software dell’Agenzia delle Entrate, accessibile dalla tua Area Riservata, attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi”. Oppure puoi appoggiarti a un software di fatturazione elettronica a pagamento che comunica con la piattaforma dell’SDI. 

Secondo la normativa italiana, si può emettere una fattura differita entro il giorno 15 del mese successivo a quello della prestazione. Questa si ritiene completata in ogni caso all’atto del pagamento, quindi ricorda di non superare questo termine e di fatturare nei tempi previsti. 

Differenza tra fattura e fattura proforma

Una fattura proforma (anche detta notula o parcella) contiene tutte le informazioni obbligatorie di una fattura ordinaria, con l’unica differenza che non ha valore fiscale ed avrà quindi una numerazione autonoma. 

Il vantaggio di emettere una fattura proforma consiste nella possibilità di notificare al tuo cliente un pagamento dovuto, senza dover adempiere ai relativi obblighi fiscali, come il pagamento dell’IVA, prima di aver incassato effettivamente il denaro.

Secondo recenti rilevazioni dell'Ufficio studi della Cgia, infatti, i tempi medi di pagamento delle fatture tra privati sarebbero addirittura di 69 giorni dall'emissione. Meno della metà delle aziende (40,9%) effettua i pagamenti nei tempi previsti.

Le notule sono uno strumento usato da molti professionisti che consente di emettere fattura solo nel momento in cui la transazione si considera effettivamente conclusa, ossia all’atto del pagamento. E’ importante indicare che si tratta di un documento sprovvisto di valore fiscale, inserendo la seguente dicitura nelle note: “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DPR n. 633/72. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DPR n. 633/72)“

Se stai cercando una soluzione semplice e veloce per le tue fatture proforma, prova il generatore di fatture di wamo! Ti aiuta a creare fatture professionali in pochi minuti.

Come fare una fattura proforma con Wamo?

Creare una fattura con Wamo è semplicissimo. Ecco come farlo:

1. Accedi al tuo account wamo: Inizia accedendo al tuo account.
2. Tocca l'icona Fattura: Trova e tocca l'icona della fattura nella dashboard principale.
3. Configura le impostazioni della tua fattura: Configura le impostazioni della fattura della tua azienda.
4. Crea una nuova fattura: Tocca "Crea fattura" o "Nuova fattura".
5. Aggiungi cliente e articoli: Inserisci i dettagli del cliente, elenca gli articoli o i servizi e imposta la data di scadenza.
6. Inserisci nota a piè pagina: specifica che la fattura proforma non è valida ai fini fiscali
7. Invia la fattura: Puoi inviarla via e-mail direttamente da wamo.

Come inviare una fattura

Ricorda sempre di emettere e inviare tempestivamente la tua fattura elettronica valida ai fini fiscali dopo il saldo della fattura proforma. Contestualmente alla trasmissione tramite SDI, puoi scegliere anche di inviarne una copia via e-mail, posta o tramite software di fatturazione elettronica. 

Prossime funzionalità nella fatturazione di wamo

Siamo sempre al lavoro per migliorare continuamente i servizi che ti offre wamo. Ecco le prossime funzionalità in arrivo:

1. Dashboard clienti e articoli: Accedi facilmente ai clienti precedenti e agli articoli che hai fatturato.
2. Corrispondenza automatica delle transazioni: I pagamenti verranno automaticamente abbinati alle fatture corrispondenti per automatizzare la riconciliazione.
3. Integrazione contabile: integra senza problemi il tuo servizio di contabilità, come Xero, direttamente da wamo.
4. Integrazione con SDI: emetti le tue fatture elettroniche direttamente da wamo, grazie al collegamento con la piattaforma del SDI 

Il passaggio alla funzione di fatturazione di Wamo può cambiare completamente la tua gestione contabile. Immagina di non doverti preoccupare ogni volta di impostare le tue fatture o di inserire manualmente i dettagli del cliente. Con Wamo, semplifichi il processo, invii richieste di pagamento precise e proietti un'immagine professionale, il tutto in pochi minuti.

Il nostro obiettivo in Wamo è consentirti di concentrarti su ciò che ti appassiona e di far crescere la tua attività. Fornendo strumenti che semplificano il processo di fatturazione, ti aiutiamo a ricevere i pagamenti più velocemente e a mantenere stabile il flusso di cassa.

Non dimenticare di dare un'occhiata alla nostra nuova funzionalità di fatturazione e inizia subito ad usarla.